Pour mémoire, les frais engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, puis remboursés par l’employeur, sont exclus de la base de calcul des charges sociales.

Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme d’un versement d’allocations forfaitaires (ex. nuitées et frais de repas lorsque le salarié est en déplacement professionnel, indemnités kilométriques lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule, etc.) ou d’un remboursement des dépenses réelles (ex. utilisation professionnelle d’outils issus des NTIC, etc.) sur justificatifs et si l’employeur est en mesure de prouver que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions.

Si l’employeur décide de verser une indemnité forfaitaire, l’exonération de charges sociales s’applique dans certaines limites mais sans justificatifs. Il doit simplement pouvoir démontrer que l’application des indemnités correspondent aux situations de fait.

Afin de tenir compte de l’impact de l’épidémie de coronavirus sur l’activité économique, les frais professionnels des salariés seront examinés avec bienveillance par les URSSAF lors des opérations de contrôle à venir.

Les indemnités kilométriques, nuitées d’hôtel, frais de repas, frais de taxi, frais de locations de véhicules, frais supplémentaires de garde d’enfants ou tous autres frais engagés par l’entreprise ou remboursés au salarié lui permettant de se rendre sur son lieu de travail pour les cas où le télétravail est impossible seront considérés comme justifiés.

En cas de frais remboursés au réel, les factures et justificatifs nécessaires devront toutefois être conservés par l’employeur afin que ces frais soient exclus de l’assiette des cotisations sociales.

Pour en savoir plus

Courage à tous, protégez-vous,


Xavier Horent, Délégué Général / PO. Francis Bartholomé, Président national